A Munka Törvénykönyve 18. §-a alapján a jognyilatkozatok közlésére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni azokban az esetekben is, amikor a törvény a tájékoztatás módját külön nem határozza meg. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a tájékoztatásnak olyan módon kell eljutnia a másik félhez, amely alkalmas annak bizonyítására, hogy a közlés valóban megtörtént.

A munkaviszonyban számos tájékoztatás szóban is jogszerű lehet. Ilyen lehet például egy napi munkaszervezéssel kapcsolatos információ vagy egy egyszerű munkautasítás. Azokban az esetekben azonban, amikor a tájékoztatásnak később jogi jelentősége lehet, célszerű minden esetben írásos formát választani.

A modern munkaviszonyokban ma már teljesen elfogadott kommunikációs eszköz az e-mail. A bírói gyakorlat szerint megfelelő lehet az elektronikus levél használata, amennyiben abból egyértelműen megállapítható a küldő személye, a közlés tartalma és annak időpontja. Hasonlóképpen megfelelő lehet az SMS vagy más elektronikus üzenetküldő rendszer alkalmazása is, ha azt a felek rendszeresen használják a munkaviszony során.

A BH 2001.138. számú bírósági döntés rámutatott arra, hogy a munkából való távolmaradás bejelentése történhet a felek által szokásosan alkalmazott kommunikációs módon, például telefonon, e-mailben vagy SMS-ben is. A döntés ugyanakkor azt is hangsúlyozta, hogy a tájékoztatásnak időben kell megtörténnie, mert ennek elmulasztása súlyos kötelezettségszegésnek minősülhet.

A munkáltató számára különösen fontos, hogy a munkafeltételek módosításáról, az adatkezelési tájékoztatóról, a kamerás megfigyelésről vagy a munkabér elszámolásáról szóló dokumentumok igazolható módon kerüljenek átadásra. Erre alkalmas lehet a személyes átvételi elismervény, az elektronikus dokumentumkezelő rendszer vagy az igazolható módon kézbesített e-mail is.

A munkavállalóknak szintén érdemes minden fontos bejelentést írásban megtenni. A betegség, a munkából való távolmaradás, a lakcímváltozás, a másodállás létesítése vagy más jelentős körülmény bejelentése később döntő bizonyíték lehet egy munkaügyi eljárásban.

A bírói gyakorlat következetesen abból indul ki, hogy a bizonyítási kötelezettség azt a felet terheli, aki arra hivatkozik, hogy a tájékoztatást megtette. Éppen ezért nem elegendő azt állítani, hogy a másik fél tudott egy adott körülményről; szükség esetén ezt bizonyítani is kell.

A digitalizáció fejlődésével egyre több munkáltató alkalmaz elektronikus HR-rendszereket, online dokumentumtárakat és digitális aláírási megoldásokat. Ezek nemcsak gyorsabbá teszik a kommunikációt, hanem jelentősen megkönnyítik annak későbbi bizonyítását is.

A megfelelően dokumentált tájékoztatás mindkét fél érdeke. A munkáltató számára csökkenti a munkaügyi jogviták kockázatát, a munkavállaló számára pedig biztosítja, hogy szükség esetén igazolni tudja jogai gyakorlását vagy kötelezettségeinek teljesítését. A munkaviszonyban ma már nem elegendő a korrekt kommunikáció; annak bizonyíthatónak is kell lennie.

Jogszabályi hivatkozások:
• 2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről – 15. §, 18. §, 24. §, 52. §

Bírói gyakorlat:
• BH 2001.138. – A munkából való távolmaradás megfelelő módon történő és időben teljesített bejelentése a munkavállaló alapvető kötelezettsége; e-mail vagy SMS útján is teljesíthető, ha az a felek közötti szokásos kommunikáció részét képezi.