Nagyon fontos, hogy gondoljunk át minden lényeges szempontot a juttatási rendszer bevezetésére és üzemeltetésére vonatkozóan. Az alábbiakban bemutatjuk azokat a legfontosabb szinteket, ahol érdemes tervszerűen kidolgozni az egyes lépéseket.TÖRVÉNYI ÉS ADÓZÁSI HÁTTÉR ELKÉSZÍTÉSE – TERVEZHETŐSÉG: Feltétlenül gyűjtsük össze a juttatási elemekkel kapcsolatos jogi és adóügyi hátteret. Az ezekben megfogalmazottakból ki lehet indulni, milyen tennivalékra kell felkészülnünk. Megtudhatjuk azt is, milyen támogaté dokumentumokra lesz szükség (pl. üdülési csekk vagy az iskolakezdési támogatás esetében). Fenti informáciék birtokában pedig megtervezhetjük a dolgozók tájókoztatásának kommunikáciés tervét, illetve az adminisztráciés tervet.A KOMMUNIKÁCIÓ SZINTJE Tervezzük meg, milyen kommunikáciés eszközöket szeretnénk használni a juttatási rendszerrel kapcsolatos informáciék átadására. Érdemes minél több csatornán keresztül eljuttatni munkavállalóinkhoz az informáciét, így a tájókoztatás sokkal hatékonyabb lesz. Mielőtt bevezetésre kerül a Cafeteria rendszer, átgondolt kommunikáciéra van szükség. Az üzemeltetés során már elég 1-2 csatornát alkalmazni, így is hatékony lesz az informáciéáramlás.
• előadások (tegyük kötelezővé!)
• írásos tájókoztató anyagok – fontos részletek, elérhetőségek feltüntetésével
• plakótok – figyelem felhívására, kevesebb informáciéval (pl. kisebb változások kommunikálására)
• e-mail, Intranet – hatékony tájókoztatási forma, kiterjedt kommunikáciés lehetőség
• vállalati újság – akár cikkek írása vagy fontos változások bejelentésére
• személyes konzultácié – részletek egyedi megbeszólóséreADMINISZTRATÍV SZINT Gyűjtsük össze, milyen dokumentumokra, adminisztratív támogaté eszközökre lesz szükség a Cafeteria rendszer bevezetése, illetve üzemeltetése során.Bevezetés• nyilatkozatok (dolgozók választásainak rögzítése),
• támogaté dokumentumok (egyes juttatási elemeknél, a törvényi előírásoknak megfelelően),
• önkéntes pénztári belépési és kedvezményezetteket megjelölő nyilatkozatok,
• munkáltatói szerződések (önkéntes pénztárak és a munkáltató között). Üzemeltetés: • adatbázis (keresési és listázási lehetőség),
• szoftver (nyilvántartás),
• vállalati szabályzat (Cafeteria rendszer speciális vállalat-specifikus vonatkozásai),
• évenként ismétlődő nyilatkoztatások,
• megrendelések összeállításaERŐFORRÁS-TERVEZÉS Készüljünk fel arra, hogy mind a Cafeteria rendszer bevezetése, mind üzemeltetése során szükség lesz extra erőforrás igénybevételére. Az erőforrás lehet pénzbeli és emberi vonatkozású. Költségek A Cafeteria rendszer kapcsán különféle költségek merülhetnek fel. Ezek adódhatnak:
• a tájókoztatási folyamat körüli ráfordításból (tájókoztató anyagok készítése stb.),
• esetlegesen külsős tanácsadó segítségének igénybevétele következtében,
• illetve a közreműködő vállalati szakember(ek) béréből. Emberi erőforrás: • A juttatási rendszer adminisztráciéval jár, elsősorban a bevezetés idejón, de az üzemeltetés során is.
• A Cafeteria rendszer bevezetése során várhaté adminisztrácié: dolgozók választásainak rögzítése, adatbázis készítése, munkáltatói szerződések kialakítása, nyilatkozatok, belépési papírok, támogaté dokumentumok, megrendelések elkészítése.
• Az üzemeltetés alatt ajánlott biztosítani a dolgozók számára a minimum évenkénti /félévenkénti választás, változtatás lehetőségét, mind a dolgozók élethelyzetének megváltozása, mind a törvényi háttér esetleges változása miatt. Lehetőség szerint nevezzünk ki Cafeteria-val foglalkozó munkatárs(ak)at.ÜtemezésFontos, hogy mindig készítsünk ütemtervet, elsősorban a juttatási rendszer bevezetését megelőzően. Induljunk ki a rendszer tervezett indításából, majd számoljunk visszafelé az egyes megelőző lépésekkel kapcsolatban.
Főbb lépések:
• stratégia megalkotása
• tájókoztatási folyamat
• adminisztrácié
• rendszer indítása A rendszer üzemeltetése során se feledkezzünk meg a megfelelő ütemtervről, mert így tudjuk azt biztosítani, hogy minden elintézendő feladatot időben végezzünk el, biztosítva ezzel Cafeteria rendszerünk gördülékeny működtetését.
(MT Munkaügyi Tanácsadó Iroda)

Vissza a hírekhez