Munkahelyre beérve kávéért kapkodunk, aztán leveleket bontogatunk, amiket félbehagyva az asztalon felejtünk, közben betölt a számítógép, és a virtuális postaláda villogásba lendül. Iratok halmozédnak az íréasztal szólón, a sorrendjüket el kellene dönteni, de az e-mailek között is van pár fontos felszélítás. Így indul a nap, innen kell egyenesbe kerülni. Huszonnégy éra kevésnek bizonyul, ha az egyszerre ránk zúdulé feladat elvégzésére nincs tervünk, csak az, hogy minél hamarabb túl kellene esni rajta. Egy felmérés szerint a dolgozók munkaidejük negyedét haszontalanul töltik el. A cégek pedig nem toleránsak, hiszen komoly bevételkiesést jelenthet számukra a túl sok kieső idő. Többen külsős tanácsadókat vesznek fel, akiknek az a feladata, hogy az alkalmazottak hatékonyságát növelő tervet találjanak ki.

Az is rengeteg időt veszíthet, aki nem akar lébecolni. Az a baj, hogy mindent egyszerre akarunk csinálni. A vége pedig hatalmas kapkodás lesz, rengeteg félbehagyott feladat, amit utána már képtelenség ugyanolyan színvonalon folytatni, mint ahol abbahagyta az ember. Tervezni kell a szakemberek szerint, és nemcsak az adott napra, hanem az adott évre vagy az adott életszakaszra akár. Ez furcsán hangzik, mert mi köze lehet a megtelten villogé postafiéknak ahhoz, hogy mikorra tervezek nyaralét vásárolni a Balatonon, de van. Ugyanis, aki hosszú távra kitalálja, milyen ütemben, merre akar haladni, az részoktatja magát, hogy a kis dolgokban is mérlegelni tudjon, és ez a titka az egésznek. A hosszú távú projekteket elefántfeladatoknak nevezik: az elefántot csak falatról falatra lehet elfogyasztani, mint ahogy például egy nyelvet is csak lépésről lépésre tud megtanulni az ember.

- A sürgős-fontos mátrix az egyik kulcsgyakorlatunk - mondja Lipi Gábor, a Szinergia Kft. ügyvezetője. - Mindenkinek végig kell gondolnia, hogy az előtte állé feladatok közül melyik az, amelyiket nagyon hamar el kell látni, és melyek fontosak saját maga számára. Az előbbi esetben azt is mérlegelni kell, hogy mindenképp neki kell-e elvégeznie a munkét. Az utébbi kategériába a hosszabb távú ügyek tartoznak, például a stratégiai kérdések, amelyek nélkül nem működik a vállalkozás. A sehová nem tartozé vagy nem fontos feladatokat a legtöbbször el sem érdemes kezdeni.

Hátráltatják a munkét az "időrablék" is. Ilyen például az outlook levelező rendszer e-mail- jelző funkciója. - Amikor felugrik az ablakocska a képernyő sarkában, az emberek nagy része abbahagyja a munkét, és ráklikkel - fejti ki a szakember. - Az agy mentális energiái ilyenkor átcsoportosulnak, és újabb energiát igényel visszatérni az előző feladathoz. Szerinte ki kell kapcsolni ezt a funkciót, sőt, a telefont is célszerű üzenetrögzítőre állítani, ha egy fontos dologra akarunk koncentrálni.
További részletek: Népszabadság
(M-T Munkaügyi Tanácsadó Iroda)

Vissza a hírekhez