A flottabeszerzés mindenkit érint egy vállalatnál. Kit így, kit úgy. Számos szempont kerül felszínre, valamivel kevesebb előtérbe. Vizsgáljuk meg, hogyan lehet a folyamatot beszerzési szempontból optimalizálni. Vegyük sorra a döntési fázisokat! A Cegesauto.hu internetes portálon igazi felkészítő tanfolyamnak lehetünk részesei. Alábbiakban a beszerzési döntés meghozatala és a tender kiírása közötti folyamatot vizsgálták.
Nem mindegy, hogy az autékereskedőket (esetleg importőröket) versenyeztetjük, vagy a flottakezelőket, tehát először is el kell döntenünk, hogy az autékat megvásároljuk, vagy flottakezelő céget bízunk meg az üzemeltetéssel. Ez alapvetően pénzügyi döntés, amelyet a tulajdonosok és a menedzsment közösen hoznak meg. Választásunk pénzügyi jellege nem merül ki abban, hogy tőkénk futja-e a flotta teljes vételárának kifizetésére, hanem sok egyéb szempontot is figyelembe kell venni. Például a tőzsdén szereplő cégek esetében, fontos szempont lehet, hogy ne nőjön az eszközérték. A pénzügyi szempontok mellett azt is figyelembe kell vennünk (természetesen a flottanagyság függvényében), hogy milyen jellegű lesz a felhasználás, mennyi erőforrásunk lesz az üzemeltetésre. Van tehát sok-sok szempontunk, de hogyan rendszerezzük ezeket, hogy segítségükkel megteremthessük egy objektív döntés feltételeit: Rögzítsük szabályzatban (Car Policy) a vállalati gépjárművekkel kapcsolatos valamennyi elvárásunkat, döntésünket! Természetesen a szabályzatot közép- és hosszútávon felülvizsgálhatjuk, médosíthatjuk. Magyarországon 10 flottával rendelkező cégből 8 nem rendelkezik flottakezelési szabályzattal. Hogy mi következik ebből? Ezeknél a beszerzéseknél pillanatnyi szempontok alapján születnek meg a döntések. A megalapozott beszerzési döntéshez egy sor olyan "lényegtelennek tűnő" döntést kell meghoznunk, amelyek hosszú távon sokkal jobban befolyásolják a flotta teljes bekerülési költségét (TCO), mint maga a vásárlási ár. Könnyebb dolgunk van, ha ezeket a döntéseket rendszerbe foglaljuk a Car Policy-ben, vagy egyszerűen csak leírjuk: Az auték tervezett felhasználása, a használat tervezett jellege alapján meg kell határoznunk, hogy a futott kilométerek száma, vagy egy bizonyos futamidő letelte lesz az a tényező, amely indikálja majd az auték cseréjót. Rögzíteni kell a megvásárolhaté/megvásárlandé auték részletes paramétereit (a motor mérete, teljesítménye, szín, felszereltség, stb.). Erre azért is szükség van, mert a beszerzési döntés megalapozottságához elengedhetetlen egy olyan költségkalkulácié elkészítése, amely modellezi a várhaté ráfordításokat. Meg kell határoznunk az egyes pozíciókhoz tartozé auték színét, méretét, a felszereltségük szintjót, a dolgozók ezzel kapcsolatos esetleges mozgásterét. A tervezett futásteljesítmény függvényében el kell dönteni, hogy dízel vagy benzines járműveket vásárolunk, illetve jelentős költségmegtakarítást (biztosítás, fogyasztás, teljesítményadó) érhetünk el, ha mértéktartóan választunk motortérfogatot, teljesítményt. Optimalizálni kell a flotta összetételét. Meg kell akadályozni, hogy a flotta "vegyes saláta" jelleget öltsön. Törekedni kell a gyártmány, a típus, a felszereltség, de még a szín egységesítésére is. Ha egységesebb a flotta, nagyobb kedvezményeket kapunk a szállítétól, de növelhetők a szervizdíj és a biztosítási kedvezmények is. Amennyiben autéinkat flottakezelővel üzemeltetjük a pénzügyi modellezésnél, a kalkuláciéknál figyelembe kell vennünk a majdani maradványértéket is. Ezt nagyon sok cég nem veszi figyelembe a beszerzési döntésnél, és ezért a TCO számítások gyakran felborulnak. A flottakezelők kiválasztásánál a maradványérték nagysága egy jó összehasonlítási pont. Korábban sok multinacionális cégnél szerepet játszott az anyavállalat nemzeti hovatartozása. Különösen jellemző volt ez a német és a francia cégekre, akik döntéseiknél szinte meghatározó tényezőként vették figyelembe az auték származási helyét, vagyis az "anyaországi" termékeket részesítették előnyben. Mára ez a fokozédé versenyhelyzet miatt visszaszoruléban van. Kisebb cégeknél (15-nél kevesebb autéval rendelkező) könnyebb a gyártmány és a típusok kiválasztása, illetve ezeknél a cégeknél arra kell felkészülni, hogy a kiválasztott típus több kereskedőjót kell versenyeztetni. Ha nagyobb a flotta, akkor érdemesebb az importőrhöz, az importőrökhöz fordulni.
(MT Munkaügyi Tanácsadó Iroda)

Vissza a hírekhez