A Cafeteria rendszer egyik legfontosabb feltétele a megfelelő vállalati háttér kialakítása. Ide tartozik a - már az adminisztratív folyamat során kialakított - nyilatkozati dokumentácié, valamint a juttatási szabályzat.A Cafeteria szabályzat cég-specifikusan mutatja be a bevezetésre kerülő vagy már működő juttatási rendszert. A Cafeteria rendszer üzemeltetése során ennek megfelelően kell eljárni.A Cafeteria szabályzat tartalmi elemei a stratégia alkotás során meghozott döntések alapján alakulnak ki, esetleg kissé médosulhatnak a rendszer bevezetése során kialakult változásoknak megfelelően. Éppen ezért a juttatási szabályzat véglegesítése közvetlenül a Cafeteria rendszer indítását megelőzően szokott megtörténni.TARTALMI KÖVETELMÉNYEKCafeteria rendszer céljainak, alapelveinek megfogalmazása.
Ebben a fejezetben a juttatási rendszer kialakításának indoklása (pl. munkavállalók motiváltságának fokozása vagy a piacon versenyképes kompenzáciés rendszer bevezetése), valamint fő jellemzői (pl. mindenki számára választhaté, mikortól indul stb.) kerülnek bemutatásra.A Cafeteria keret megállapításaMindenképpen rögzíteni kell a pontos dolgozói költségkeretet, melyet a munkáltató felajánl a Cafeteria elemek elköltésének céljából. Érdemes arról is említést tenni, hogy milyen időszakra vonatkozóan került a keret megállapításra. A dolgozók általában egy évre előre szokták meghozni ez alapján a választásukat. Jogosultságok rögzítése.A cég összes dolgozójára nézve egységesen kell eljárni az itt megfogalmazottak szerint: Jár-e a Cafeteria a prébaidő alatt; tartós távollét esetére, milyen eljárós jellemző; új belépők mikortól kezdődően jogosultak az igénybevételre; kilépés esetén hogyan kell eljárni. Itt lehet elérni, hogy motiválé legyen a Cafeteria.A juttatási elemek cég-specifikus vonatkozásai.Javasolt Cafeteria elemenként bemutatni a juttatás médját és ütemezését.ÜtemezésAmennyiben a vállalatnál még nem működik a Cafeteria rendszer, úgy a juttatási szabályzatban érdemes rögzíteni a bevezetés tervezett ütemezését (munkavállalók tájókoztatása mikor és milyen médon történik; nyilatkoztatás médja és időzítése stb.). Ha már működik a juttatási rendszerünk, az évenkénti módosítás lehetőségeiről és ütemezéséről írhatunk ebben a fejezetben.Cégen belüli felelős személy(ek).A juttatási szabályzatban feltüntethetjük a felelős nevét, beosztását; továbbá azt a személyt is, akinek a hatáskörébe tartozik a szabályzat tartalmának meghatározása és annak módosításaÉves frissítésA Cafeteria rendszer általában évente egyszer frissítésre kerül. A munkavállalóknak évente egyszer lehetőséget kell biztosítani a választásuk módosítására. A törvényi, jogszabályi háttér is rendszeresen médosul, Cafeteria rendszerünket ennek megfelelően változtatnunk kell. A vállalat életében is bekövetkezhetnek olyan változások, melyek indokolhatják a juttatási rendszer módosítását.
(MT Munkaügyi Tanácsadó Iroda)