A munkavállalók legális foglalkoztatása különböző nyilvántartások vezetését is maga után vonja a munkáltatónál. Ezek a nyilvántartások adatokat hordoznak a munkáltatónál fennállé munkavállalói munkaviszonyokra nézve. Legfontosabb a munkabér és az egyéb díjazás nyilvántartása, mert számos munkáltatói és munkavállalói fizetési kötelezettség ehhez kapcsolédik, mint például a munkadói járulék, a szakképzési hozzájárulás, a társadalombiztosítási járulékok. A nyilvántartásoknak azért is jelentősége van, mert több szerv ellenőrzi a nyilvántartások meglétét, azok tartalmát, mint például a Munkaügyi és Munkabiztonsági Felügyelőség, a társadalombiztosítási szervek ellenőrei, a munkaügyi központ. A munkaügyi központ ellenőrei és az egyéb szakhatóságok ellenőrzései érintik a munkáltatónál fennállé munkaviszonyok szabályosságát, főként a köztartozások befizetését.
Az ellenőrzések során fontos kérdés, hogy a munkáltató betartotta-e a Munka Törvénykönyvében védett munkavállalói jogokat, így például betartotta-e a szabadság kiadására, nyilvántartására vonatkozó rendelkezéseket, a túlmunkára, a készenlétre vonatkozó korlátokat, a nők és a fiatalkorúak védelmére vonatkozó jogszabályi rendelkezéseket, az egészséges és biztonságos munkavégzési feltételeket és a legális foglalkoztatás szabályait. Ezen kötelezettségek betartása a nyilvántartások vezetésével dokumentálhaté.
Személyi nyilvántartás
A munkáltatónak nyilvántartásba kell vennie a munkavállaló adatait, ahol is személyi igazolványa alapján rögzíteni kell nevét, születési helyét, idejót, anyja nevét, lakcímét, képesítését, szakképzettségét. A munkavállaló bizonyítványai, oklevelei alapján kell rögzíteni a munkavállaló iskolai végzettségét, képzettségét. A személyi nyilvántartásban kell rögzíteni a munkaviszony kezdetét, a betöltendő munkakört, besorolási bérét, FEOR-számát, a munkaidőt, gyermekei születési adatait, nevét. Ide kerül az önéletrajz, az esetleges fénykép, a bizonyítványok másolatai, a munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálat eredménye. A munkavállaló a nyilvántartásokba bármikor betekintést nyerhet, arról bármikor másolatot, kivonatot kérhet.
Adatnyilvántartó könyv
A nagyobb munkáltatók külön nyilvántartókönyvet fektetnek fel a munkavállalók adatainak nyilvántartására, melyen túl a prébaidő kezdetét, végét, a munka- és védőruhaigényt és az éves szabadságot is rögzítik.
A munkaidő nyilvántartása
Törvényi rendelkezés alapján kötelező a munkavállalók rendes és rendkívüli munkaidejóvel, szabadságának kiadásával, és egyéb munkaidő kedvezményével kapcsolatos adatokat nyilvántartani. A rendes és a rendkívüli munkaidő nyilvántartásához munkavállalónként célszerű külön kartont felfektetni, amit munkanaponként szükséges vezetni. Akik munkaidejük beosztását, vagy felhasználását maguk jogosultak meghatározni, azoknak nem kell munkaidő nyilvántartást felvezetni.
Szabadság felvezetése
A Munka Törvénykönyve szerint a szabadság a munkavállaló életkorától és gyermekei számától függ. A nyilvántartásra az alap- és a pótszabadság kerül felvezetésre.
A betegszabadság nyilvántartása
A munkavállalónak egy évben 15 nap betegszabadság jár. A betegszabadságra a távolléti díj 80 százaléka jár, ami után járulékfizetési kötelezettség is van, és személyi jövedelemadó-előleget is vonni kell belőle. Időarányosan jár a betegszabadság évközi munkaviszony létesítésekor. (Ha például az adott évben az első munkahelyen, nem vette igénybe a betegszabadságot, és a második munkahelyén július hónapban létesít munkaviszonyt, akkor az év második felében az éves betegszabadságból már csak 8 nap jár.)
Munkaruha, védőruha nyilvántartás
A munkaruha-juttatás többnyire a munkáltató elhatározásától függ, a védőruha-juttatás viszont jogszabályi kötelezettség alapján jár.
A munkaruha, védőruha-nyilvántartó kartonból pontosan ki lehet deríteni, hogy milyen munkaruhát, védőruhát kapott a munkavállaló, mikor vette át, mennyi annak a „kihordási” ideje. A munkaruha „kihordási” idejónek lejárta után új munkaruhát kell biztosítani a munkavállaló részére, a védőruhánál kihordási idő nincs, ha elhasználédik, ki kell cserólni.
Bérnyilvántartás
Munkavállalénként vezetett bérkartonon lehet nyilvántartani a munkavállaló számára kifizetett béreket. A bérkarton vezetése havonta történik. Ebből leolvashaté a munkavállaló bruttó munkabére, az abból történő levonások összege, valamint a kifizetésre kerülő nettó bér. Amennyiben a dolgozó adott hónapban betegszabadságon volt, vagy táppénzt vett igénybe, a bérnyilvántartásból az is kiolvashaté. Önállé nyilvántartást célszerű dolgozónként felfektetni a családi pótlék igényléséről is.
Utazási költségtérítés nyilvántartása
Amennyiben a munkahely és a lakóhely között tömegközlekedési eszközt kell igénybe venni, mert a lakóhely a munkahelyhez képest más közigazgatási egységben van, a munkáltató utazási költségtérítést köteles fizetni, amelynek mértékét a 78/1993. (V. 12.) Korm. Rendelet határozza meg.
Munkavédelmi oktatás nyilvántartása
A munkába lépés alkalmával, valamint új gyártási folyamat bevezetésével a munkavállalókat meg kell ismertetni az ehhez igazodé munkavédelmi szabályokkal, melynek során a munkavállaló elsajátítja a munkavédelmi szabályokat. Az oktatás megtörténtét aláírásával igazolnia is kell a munkavállalónak.
Egészségügyi alkalmassági nyilvántartás
Amennyiben a munkakör betöltése egészségügyi alkalmassághoz kötött, az erről szóló nyilvántartásban fel kell fektetni az orvosi vizsgálat eredményét és a következő vizsgálat időpontjának esedékességét.
Igazolások kiadása a munkaviszony megszűnésekor
Legkésőbb az utolsó munkában töltött napon át kell adni a Munka törvénykönyve alapján kiállított igazolást a munkavállaló részére. Az igazolás tartalmazza a munkáltatónál munkaviszonyban eltöltött időt, a jogerős határozattal vagy ítólettel levonandé tartozást, ha van, illetve annak jogosultját, valamint az igénybevett betegszabadság időtartamát is. Az igazolás átvételét a munkavállaló aláírásával dokumentálja.
Nyilvántartások az igazolások átvételéről
A munkáltatónak az elszámolást követő év január 31-ig olyan bizonylatot kell adnia, amelyből kitűnik a magánszemély összes bevétele, adóalapja, a levont előleg és a bevétel csökkentésénél figyelembe vett tényezők összessége.
A munkavállaló kérésére köteles a munkáltató működési bizonyítvány kiadására, amelyben tulajdonképpen ajánlás szerepel az illető munkavállalóra vonatkozóan. A munkáltatónak ez a kötelezettsége a munkaviszony megszűnését követő egy évig áll fenn. A működési bizonyítvány tulajdonképpen a munkáltatónál a munkavállaló által betöltött munkakört tartalmazza, valamint a munkavégzés értékelését. A működési bizonyítvány tehát arról informálhatja a leendő munkáltatót, hogy a felvételre jelentkező személy milyen munkaköri feladatok ellátásában jártas, miben szerzett gyakorlatot. A működési bizonyítvány nyomtatványa beszerezhető a nyomtatványboltokban.
Tartási kötelezettség nyilvántartása
Tartalmazza a bírósági ítólettel meghatározott tartási kötelezettségeket munkavállalónként. A nyilvántartás tartalmazza a jogerős ítólet számát, a letiltandé összeget, a kedvezményezett nevét és címét.
Kilépőkarton vezetése
A munkaviszony megszűnéséről célszerű kilépőkartont felfektetni, amiben minden fontos adat szerepel. A kilépőkarton vezetése elősegíti az éves átlagos statisztikai állomány megállapítását is.
(MT Munkaügyi Tanácsadó Iroda)