A munka- és pihenőidőre vonatkozó szabályok ellenőrizhetősége és a Munkavállalói érdekek védelme érdekében a Munkáltató köteles nyilvántartani- a rendes és a rendkívüli munkaidő,
- a készenlét,
- a szabadság tartamát. [2012/I. törvény 134. § (1) bekezdése.] a nyilvántartásnak nem csupán a munkavégzés dátumát kell tartalmaznia, hanem megállapíthatónak kell lennie- a rendes és rendkívüli munkaidő (ideértve az ügyeletet is), valamint
- a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.A nyilvántartásnak az adatokat naprakészen kell tartalmaznia, az adatokat bekövetkezésükkor kell bejegyezni. A rendes munkaidő nyilvántartása a törvény szerint megfelelő akkor is, ha az írásban közölt munkaidő-beosztás tényleges teljesítését a hónap végén igazolják, és ezen a változásokat naprakészen feltüntették. A törvény nem írja elő, hogy a nyilvántartást milyen formában - papíralapon vagy elektronikusan - kell vezetni. A nyilvántartásnak olyan módon kell készülnie, amely később is hitelesen visszaidézhetővé teszi a munka- és pihenőidővel kapcsolatos adatokat; azaz elektronikus nyilvántartás is elfogadható, ha e feltételnek megfelel.
Nincs kötelező előírás arra sem, kinek kell a nyilvántartást vezetnie, ám figyelemmel arra, hogy a Munkáltató kötelezett a nyilvántartásra, bármely, a Munkavállaló által vezetett nyilvántartás csak akkor érvényes, ha azt a Munkáltató részéről feljogosított személy aláírta.Továbbra sem kell nyilvántartást vezetni abban az esetben, ha a Munkavállaló kötetlen munkarendben dolgozik. [2012/I. törvény 134. §-a] A Munka Törvénykönyve a munka- és pihenőidő nyilvántartásával kapcsolatban – némi pontosítás mellett – lényegében fenntartja a hatályos Mt. szabályozását, tekintve, hogy azok a gyakorlatban beváltak. A kiegészítés alapján azokban az esetekben, amikor a munkaidő-beosztás nem változik és a Munkavállaló szokásosan eszerint végzi munkáját, a Munkáltató csak a beosztástól való eltérés rögzítésére köteles.
(Munka Törvénykönyve)